仕事効率化のためのメディア活用術
各種メディアが安く入手できるようになって、容量なども多彩になったことから、仕事における効率化に、メディアは大活躍してくれます。例えば、データのファイリング。このサイトで紹介しているメディアでも、CD/DVDを筆頭に、USBメモリ、ポータブルHDDが一般的ですが、大容量という点では、ブルーレイディスクもおススメです。ノートパソコンのCドライブ容量分をすべてバックアップすることが可能です。HDDよりも、さらにスペースの削減ができ注目のメディアです。データ受け渡し、頒布などには、従来からのCDやDVDが活躍してくれます。なんといっても入手が簡単でかつ、再生にも困らないからです。
ところで、仕事全体の効率化を考えると、モバイルノートやネットブックの普及から、データの持ち歩きも伴ってきます。そこでは、やはりUSBメモリの登場です。最近では、16GBやそれ以上でも１万円を切る商品が登場するなど、価格面においてもパフォーマンスが高く、複数を所有して使い分けることが可能となってきました。16GBほどあれば、デスクトップ上のアプリケーションソフトごと収納してしまえるようになり、外出先でも仕事が続投できます。パソコン利用のお仕事では、ぜひともUSBメモリを使いこなせるようにしたいものです。ポイントは、バックアップとデータの同期、そしてアプリケーション活用です。バックアップ用として、USBの発売当初くらいでは、容量が足りず、ファイリングとしてDVDに保存していたようなデータも、今のUSBメモリならばおさめることができます。小まめに保存が必要な場合には、DVDなどの追記よりも、「DriveMirror」などのフリーソフトを駆使すると、定期的にバックアップをとることでき大変便利です。
また、専用ドライバも不要で、抜き差しが簡単なことから、誰でもデータを閲覧できるセキュリティ面の不安要素があるのが、USBメモリでしたが、こちらも「USBdiriveSecureTool」という「フリーソフトで解消します。パスワードをかけデータを暗号化すると、「SECRETフォルダー」内にて管理ができるのです。このほか、「Allway Sync 'n' Go」では、30日間で２万ファイルまでならば、無料で使える、データの同期化を図るソフトなど、使えるフリーソフトがあるので、いろいろ試してみる価値はありそうです。大容量と持ち歩き用を活かすための裏ワザにさらにもうひとつ。「MojorPac」などのソフトを稼働して、USBメモリに「Linux」や「WinXP」のOSをインストロールすることができるのです。これを持ち歩けば、別のパソコンのデスクトップ上に、Linuｘ環境やXP環境を構築できるというスグレもの。もちろん、その環境に新たなソフトをインストールすることも可能です。このため、通常は英語環境ですが、「ATOK」などIMEをインストールすれば日本語入力をすることができます。
仕事環境は、今や企業内だけではなく、外出先や自宅への持ち帰りなど、多様化しています。持ち帰りや移動という目的だけでなく、環境の最適化にも、USBメモリなど、メディアがフル活用できることで、さらなる仕事の効率化に期待できることでしょう。